近年来，中小企业迅猛发展，代理记账的需求急剧增加，代理记账机构的数量也迅速增加。然而，代理记账机构在迅速发展过程中存在很多问题，这些问题会给其带来很大的风险。本文根据代理记账机构的经营特点，指出代理记账机构内部管理存在的问题和潜在风险，并提出风险防范对策和加强内部管理的具体措施。
　　一、代理记账机构内部管理存在的问题
　　目前，代理记账机构数量虽很多，规模却较小，一般注册资金3-10万元，雇佣人数多在2-8人之间；业务来源单一，多靠熟人介绍，且只提供报税服务，不参与企业内部管理；代理记账机构之间低价竞争现象普遍存在。代理记账机构主要存在以下问题：
　　（一）机构设置过于简化，背离不相容职务相分离原则
　　代理记账机构在部门设置和招聘人员方面简化，部门职责划分不明确，通常业务部门既负责开发票又负责记账、审核；既使用印章又保管印章，既做业务又做技术咨询。这严重背离了不相容职务相分离的基本要求，很可能导致错误和舞弊行为的发生，给代理记账机构带来不可估量的经营风险和法律风险。
　　（二）不签订书面协议，法律责任不明确
　　多数委托人与代理记账机构之间不签订代理记账服务协议，仅仅口头上约定每月支付多少服务费。有的虽签订书面协议，但内容不规范、不具体，未约定双方的权利、义务及服务范围等内容。
　　（三）会计核算存在严重缺陷
　　1.未对原始凭证进行严格审核，或只做形式审核，而不做实质审核。如委托人为了少交个人所得税而少报工资总额，提供一份虚假的工资发放表。代理记账机构往往不审查其真实性，直接以此为依据入账并申报纳税，结果构成了逃税行为，为代理记账机构带来了法律风险。
　　2.会计科目设置、业务处理确认和计量、财务报告编制不规范。比如会计科目使用混乱，将“应收账款”归入“其他应收款”科目中，将“其他货币资金”直接记入“银行存款”科目。随意调整成本项目，按业务收入的一定比例计算业务成本，从而推算利润总额，进而会给债权人和委托人带来损失。
　　3.代理记账机构成本普遍较低，一个代理记账人员需要管理10-20个左右的企业账目，才有利润。且由一个人完成对企业从原始凭证审核、填制会计凭证、登记会计账簿、编制报表后纳税申报过程，每个环节都缺少最起码的监督和复核，错误和舞弊行为发生时不易及时察觉。
　　4.内部管理制度不健全。因公司规模小，代理记账机构负责人又忙于承揽业务，不重视内部管理制度建设，没有成文的财务管理制度、人事管理制度、质量管理制度和业务考核办法。尤其是在发票管理和档案管理、印章管理方面存在明显的漏洞。为方便工作，有的代理记账机构掌握着委托人的财务章和公章，甚至私人印章。对这些印鉴的使用和保管，代理记账机构没有统一的规定，未指定专人保管或管理。这极容易给委托人带来危害，从而使代理记账机构承担法律责任。代理记账人员一人负责很多客户，对客户信息随意摆放。电子档案更是随意，不及时打印凭证和账簿，所有账套仅仅设置一个用户名和一个密码，机构内的任何人都可以查阅凭证和账簿，甚至可修改，信息安全问题存在极大的隐患。
　　（四）代理记账人员总体业务水平较差
　　因考虑经营成本，多数代理记账机构为达到成立条件而找具备中级会计师职称人员挂靠，实际上这些人并不在该机构工作。代理记账人员大多仅有会计从业资格证，学历较低，具有会计师职称的人员大多数年龄较大，对行业会计制度很熟悉，但对新企业会计制度和会计准则理解不到位。刚毕业的学生没有会计经验和技术，且在代理机构工作时间很短，经验不足，出现差错和过失的可能性很大。
　　（五）与委托人合谋逃避纳税义务
　　一些委托人选择代理记账机构的初衷是尽量少交税，节省支出，实现价值最大化。有些代理记账机构虽明知偷逃税款是违法行为，却在利益的驱使下默许委托人的逃税要求。代理记账机构与委托人合谋偷逃税的行为，如果被查处，委托人将受到法律制裁，代理记账机构也因此会受到行政处罚和刑事制裁。
　　二、加强和完善代理记账机构内部管理的具体措施
　　目前，代理记账机构在规模普遍较小、业务收入较少的情况下，既要考虑成本效益，还要考虑如何防范风险、加强内部管理。为此，代理记账机构应从现实情况出发，建立较为规范的管理制度，防范风险的发生。
　　（一）完善机构设置，监管业务流程，提高核算和制衡水平
　　根据代理记账机构的特点，规模较大的代理记账机构可以设置公关部、业务部、监管部、技术部、档案管理部、回访部。公关部专门承接业务，签订合同后交给业务部。业务部专门负责具体会计处理，从原始凭证的审核、填制记账凭证、审核原始凭证到记账、编制会计报表等。工作完成后，在一定的时间内由监管部对业务质量进行把关，并提出整改意见。整改结束，监管部签字后，交给档案部保管。档案部专门负责保管会计资料及印章和合同等。技术部负责业务指导和对客户提供业务咨询。回访部负责客户的回访，对机构人员的服务态度和服务效果进行考核。考虑到目前多数代理记账机构规模较小，公关部和回访部的工作可以由机构负责人完成，监管部和技术部可以合并；也可以不设立监管部，由业务部的不同代理记账人员相互自查后，交给机构负责人复核。档案部的工作由机构负责人统一保管，必要的时候授权业务部代理记账人员保管，并注意岗位分离。
　　（二）签订协议，明确双方的法律责任
　　代理记账机构应与委托人签订书面协议，明确约定代理记账服务的范围和内容，约定每月传递原始凭证的时间和交接方式，约定会计资料及其他档案保管责任人，约定收费标准和支付费用的方式和时间，从而明确双方的权利和义务。尤其是必须明确约定委托人应提供真实、合法、完整的原始凭证，否则代理记账机构可以单方面终止合同，法律后果由委托人承担。这样，从根源上降低了代理记账机构的法律风险。
　　（三）加强监督，为委托人的日常管理活动把关
　　代理记账机构与委托人签订协议时应主动提出对委托人发生每一笔经济业务进行审核，且要求及时核对现金和银行日记账、调整未达账项，盘点存货等实物资产，使委托人的账目不仅账证相符、账账相符、账表相符，而且账实相符。可根据委托人的具体情况，为其提供财务报表分析和税收筹划等合理化建议。这既降低了委托人的经营风险，保护了委托人的资产安全和信息质量，也降低了代理记账机构的经营风险，扩大了代理记账机构的业务范围，提高了服务收入。
　　（四）提高人员素质，加强业务人员的培训和后续教育
　　代理记账机构可以在现有人员的基础上做适当的调整，满足当前代理记账的需求，降低因人员能力差而带来的风险。从年龄搭配上，考虑老中青结合，代理记账机构可以适当减少50岁以上人员的数量，提高30-40岁人员的比重。从学历层次上看，增加本科毕业生的数量。从经验上看，吸纳在不同行业工作过的人员加入机构，同时注重应届毕业生能力培养。重视员工后续教育，要求所有代理记账人员每年必须参加会计人员后续教育，并把此成绩作为绩效考核的一部分。鼓励所有人员参加各级别各类别的考试，如参加初级、中级会计师、注册会计师考试。组建“老中青”、“传帮带”学习团队，由老员工带领几个有经验的业务骨干，每一个骨干再带领几个刚毕业的学生。定期组织业务学习，在学习新政策的同时，总结工作情况，并讨论遇到的疑难问题。
　　（五）健全相关内部管理制度，加强发票、印章、档案的管理水平
　　完善质量复核制度，对原始凭证审核并填制记账凭证后，应该由主管人员审核签字，并对对账和结账、调账、登账、编制财务报表和纳税申报表的工作进行复核。对与货币资金有关的账务，应该及时与出纳对账，尽量日清月结，也可以一周对账一次，至少应该每月对账一次，并由主管对银行对账单与总账和银行明细账逐笔核对，防止出纳与会计人员勾结，从而导致代理记账机构承担法律责任。
　　制定发票管理办法、印章使用管理制度及档案管理、查阅办法。要求发票、印章和档案必须放置在保险柜里，并有专人或不同的人保管。还要与接触该客户账目的代理记账人员分离。如果委托人的财务印章和私人印鉴由代理记账机构保管，应使财务印章和私人印鉴的保管人、使用人相分离。
　　（六）坚持税收筹划，杜绝偷税漏税
　　税收筹划是在精通税收相关法律法规的基础上，在企业纳税义务发生之前，对企业的经营管理活动和财务管理活动的合法安排。而偷税和漏税是在纳税义务发生之后，企业为了少交或不交税款的违法行为。因此，代理记账机构可以在纳税义务发生之前，为委托人提供税收筹划服务，建议其合法合理地安排经营管理和财务管理活动。同时，在委托人提出偷税和漏税的要求时，应该明确的拒绝。